Diagnostic de conformité de votre association

La loi de 1901 n'organise pas l'assemblée générale : ce sont vos statuts qui la prévoient. Le procès-verbal est la preuve des décisions prises ; c'est de lui qu'on tire la décision à joindre à une déclaration en préfecture, et c'est lui qu'on produit en cas de contestation.

Pour aller plus loin : Le procès-verbal d'assemblée générale (guide). Source : Instances dirigeantes d'une association (service-public.gouv.fr).

L'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 impose de faire connaître ces changements dans les trois mois ; ils ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils ont été déclarés. Ne pas déclarer expose à une amende de contravention de 5e classe (article 8) : 1 500 euros, 3 000 euros en cas de récidive.

Pour aller plus loin : Après l'assemblée : déclaration et archives (guide). Source : Loi du 1er juillet 1901, article 5 (Légifrance).

Vos statuts sont votre règle du jeu : la loi ne fixe ni délai de convocation, ni quorum, ni majorité. Le guide pratique des associations publié sur associations.gouv.fr liste exactement ces questions à trancher dans l'article des statuts consacré à l'assemblée générale.

Pour aller plus loin : Ce que dit la loi de 1901, ce que fixent les statuts (guide). Source : Guide pratique des associations (associations.gouv.fr).

L'article 30 du RGPD impose ce registre. La dispense des structures de moins de 250 employés ne vaut pas pour un traitement qui n'est pas occasionnel, comme la gestion des adhérents ; la CNIL la dit limitée à des cas très particuliers et propose un modèle de registre simplifié. Le registre est mis à la disposition de la CNIL sur demande.

Pour aller plus loin : Le registre des activités de traitement (guide). Source : Le registre des activités de traitement (CNIL).

Les articles 13 et 14 du RGPD listent ce que la personne doit savoir : l'identité de l'association, l'objectif du fichier, sa base légale, les destinataires, la durée de conservation, ses droits et celui de saisir la CNIL. Pour des données reçues d'un tiers, l'information se donne dans un délai qui ne dépasse pas un mois. Une mention courte en bas du bulletin, qui renvoie à une information complète, est admise.

Pour aller plus loin : Informer les personnes (guide). Source : Information des personnes et transparence (CNIL).

Les données ne se gardent que le temps nécessaire. Le guide de la CNIL pour les associations recommande de supprimer les données des anciens adhérents trois ans après la fin de l'adhésion ; pour l'accompagnement social, le référentiel de la CNIL du 14 septembre 2023 retient deux ans à compter du dernier contact, sauf texte contraire.

Pour aller plus loin : Les durées de conservation (guide). Source : Référentiel des durées de conservation, secteur social et médico-social (CNIL).

L'article 35 du RGPD impose une analyse d'impact, avant le traitement, quand il est susceptible d'engendrer un risque élevé. La liste de la CNIL vise l'accompagnement social ou médico-social des personnes et cite la prise en charge de personnes en insertion ou réinsertion sociale et professionnelle. Ces dossiers réunissent souvent des données de santé, sensibles au sens de l'article 9.

Pour aller plus loin : Données sensibles, personnes accompagnées et AIPD (guide). Source : Liste des traitements pour lesquels une AIPD est requise (CNIL).

L'article 28 impose de ne faire appel qu'à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes, et d'encadrer la relation par un contrat écrit : instructions documentées, confidentialité, sécurité, aide à l'exercice des droits, suppression ou renvoi des données au terme de la prestation. Le sous-traitant doit vous notifier toute violation dans les meilleurs délais.

Pour aller plus loin : Les sous-traitants et le contrat de l'article 28 (guide). Source : Règlement général sur la protection des données, chapitre 4 (CNIL).

Être une association loi 1901 déclarée ne suffit pas pour délivrer un reçu. L'article 1740 A du code général des impôts sanctionne les reçus délivrés à tort d'une amende égale au taux de la réduction en cause, appliqué aux sommes indûment mentionnées, et c'est l'association qui la paie. Le rescrit (article L80 C du livre des procédures fiscales) est la seule façon d'être fixé : l'administration a six mois pour répondre.

Pour aller plus loin : Le rescrit fiscal : la sécurité avant le premier reçu (guide). Source : Organisme d'intérêt général : dans quels cas utiliser un rescrit fiscal ? (service-public.gouv.fr).

Depuis la loi du 24 août 2021, l'article 222 bis du code général des impôts oblige tout organisme qui délivre des reçus à déclarer ces deux chiffres chaque année : dans les trois mois suivant la clôture de l'exercice, ou au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai quand l'exercice est clos le 31 décembre.

Pour aller plus loin : La déclaration annuelle des dons (guide). Source : Code général des impôts, article 222 bis (Légifrance).

L'article 10 de la loi du 12 avril 2000 l'impose, quel que soit le montant de la subvention, dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée. Le formulaire précise qu'il doit être établi avant toute nouvelle demande. La subvention non employée, ou dont l'emploi n'a pas été conforme à son objet, doit être reversée, sauf ce que la convention permet de conserver.

Pour aller plus loin : Après l'attribution (guide). Source : Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, article 10 (Légifrance).

L'article L123-22 du code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. Côté fiscal, l'article L102 B du livre des procédures fiscales impose six ans, portés à dix ans à partir du 1er janvier 2027 ; l'article L102 E impose six ans pour les pièces qui justifient les reçus fiscaux. Tout conserver dix ans couvre l'ensemble de ces durées.

Pour aller plus loin : Clôture, approbation et conservation (guide). Source : Code de commerce, article L123-22 (Légifrance).